Vie de l’association
L’association comporte 215 membres (18 juin 2020), pour la plupart hospitalo-universitaires.
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Documents à télécharger
Règlement Intérieur
Toute somme d’argent figurant au crédit de votre budget est la propriété de l’ADEREM, ces sommes ne vous appartiennent pas. Vous n’avez ni carnet de chèques ni carte bancaire. Vous ne pouvez utiliser les sommes affectées à votre budget qu’en accord avec l’objet social de l’association. Le budget qui vous est affecté est nominatif, donc un service hospitalier ne peut être membre de l’ADEREM.
Les dépenses
Vous souhaitez vous faire rembourser des factures. Prenez soin de faire établir les factures avec votre nom + la mention ADEREM + votre adresse professionnelle. Si votre adresse personnelle figure sur la facture, nous vous demanderons de faire corriger la facture.
Vous souhaitez que l’ADEREM prenne en charge apriori vos frais ou factures. Cela est possible, l’ADEREM peut régler en ligne pour vous, il s’agira dès lors de nous fournir toutes les informations nécessaires. S’il s’agit de régler un voyage, il faudra nous fournir vos horaires exacts etc. S’il s’agit de renouveler un abonnement à un société scientifique, il faudra nous fournir votre « login » et « password ».
Un fournisseur souhaite qu’une facture ou prestation soit payée d’avance. C’est possible, toutefois il faudra impérativement que ce fournisseur établisse une facture proforma et NON un devis. (Un devis n’est pas une pièce comptable)
Les recettes
Les recettes sont le fruit de contrats de recherches médicales ou de contrats de prestations de services ou de droits d’auteur. Ces recettes ne peuvent être envisagées que si l’ADEREM est partie au contrat.
Exemple : vous réalisez une étude pour un laboratoire sans que l’ADEREM ne soit partie au contrat dès le départ, vous ne pourrez pas demander à l’ADEREM d’établir une facture pour ce contrat au motif que vous vous dessaisissez de vos « honoraires ». Il faut donc prévoir dès le début que l’ADEREM participe au contrat.
Vous ne pouvez pas signer de factures préétablies par un laboratoire et au nom de l’ADEREM. Seule l’ADEREM peut établir ces factures.
f.a.q
Pour tout déplacement, joindre une attestation de présence, ou une invitation, ou un programme de manifestation scientifique sur lequel votre nom figure.
Restauration : 80€ par personne par repas. Le nom des personnes invitées, leur qualité scientifique et le thème scientifique de la rencontre doivent accompagner la facture. Liste d’émargement au-delà de 4 convives.
Hôtellerie la nuitée (tout compris) : 180€ en province, 230€ à Marseille, 300€ à Paris, 300€ à l’étranger.
Train : 1ère classe.
Taxi + Bus + Parking.
Avion : classe économique, si durée du vol supérieure à 4 heures alors classe « business » possible.
Indemnités kilométriques : Elles se calculent sur la base des montants admis par l’administration fiscale pour l’exercice en cours. L’adhérent doit fournir, à l’appui de sa demande, la carte grise du véhicule au nom de la personne à rembourser. Concrètement, si vous joignez la carte grise du véhicule utilisé et cette carte grise est au nom d’une personne tierce, nous rembourserons cette personne tierce.
Puis-je inviter une personne extérieure au service, par exemple un membre de jury de thèse ou un intervenant extérieur lors d’un congrès que j’organise, et le faire rembourser ?
>> Oui, sur les mêmes bases que supra.
Sont autorisées les dépenses de matériel informatique, de bureau, de mobilier, de fournitures. Toutefois lorsque ces dépenses sont supérieures (en une seule fois) à 3000€, le Conseil d’Administration de l’ADEREM doit en être informé préalablement.
Tout achat de matériel supérieur à 500€ est soumis à inventaire. C’est-à-dire qu’une visite d’inventaire annuelle est effectuée par notre Commissaire aux Comptes, généralement en septembre et pour laquelle vous êtes avertis trois semaines à l’avance et une liste de matériels achetés par l’ADEREM vous est adressée, cette visite a lieu au sein de votre service en compagnie du Commissaire aux Comptes qui vérifiera la présence physique des matériels achetés par le biais de votre budget ADEREM. Si ces matériels ne sont pas présents dans votre service lors de la visite prévue, le Commissaire aux Comptes pourra mettre en demeure le Président de l’Association et en cas de non présentation et si la situation persiste il devra en avertir M. le Procureur de la République.
Sont acceptés les achats de matériels entrant dans le cadre d’un contrat « structure tierce » et affectés à une recherche identifiée. Au bout de 3 ans si ce matériel est au sein de l’AP-HM, il restera la propriété de l’AP-HM.
Sont soumis à autorisation les matériels médicaux destinés à la Recherche en dehors d’un contrat de type structure tierce. Tout don de matériel à un hôpital et destiné à la Recherche doit suivre une procédure d’agrément et de validation auprès de votre institution ou de cet hôpital. Sans un accord écrit préalable de la part de l’institution l’ADEREM ne pourra acheter quelque matériel que ce soit. Concrètement, tout matériel qui n’est pas destiné à la recherche mais est destiné au fonctionnement habituel du service ne peut faire l’objet d’un don de la part de l’ADEREM à quelque structure que ce soit.
Puis-je acheter une machine à café et les « consommables » qui vont avec ? >> Non
Puis-je demander à ce que mon abonnement de téléphone portable soit pris en compte par l’ADEREM ? >> Non
Puis-je offrir un séjour ou une caisse de champagne, une boîte de chocolat à un membre du personnel de mon service ou qui que ce soit pour services rendus ? >> Non
Puis-je rémunérer, par mon budget, du personnel non affecté à de la recherche ? >> Non
Puis-je rémunérer, par mon budget, du personnel affecté à de la recherche ? >> Oui dans le cadre d’une recherche de type « structure tierce ». Il faudra se rapprocher de la Direction de la Recherche convenir d’une définition de poste et obtenir l’autorisation de la direction de la recherche. CDD de 18 mois possible, renouvelable une seule fois et dans tous les cas soumis à la législation en vigueur.
Puis-je organiser un congrès ou un événement au sein de l’hôpital ? >>L’adhérent doit demander à l’hôpital une autorisation écrite de « percevoir le fruit de l’organisation de l’événement xyz… » ou, plus sage, doit demander une convention de location d’amphi ou de salle à l’hôpital ou à l’université. Il y aura alors une convention de bail entre l’institution et l’ADEREM.
Puis-je organiser un congrès en dehors de l’hôpital ? >> Oui.
Puis-je dépasser les seuils autorisés par l’ADEREM en matière de déplacements ? >> Non.
Toutefois, si vous invitez une personnalité mondialement reconnue, le Conseil d’Administration prévenu préalablement, statuera.
Cotisations à des sociétés savantes. (vous + membres de votre service)
Abonnement à des revues scientifiques (vous + membres de votre service)
Achat de réactifs
Frais de publication d’articles scientifiques (vous + membres de votre service)
Frais d’inscription dans des congrès scientifiques (vous + membres de votre service)
Frais d’inscription à des cours de formation professionnelle (vous + membres de votre service)
Frais de traduction d’articles
Allocation d’Aide aux Etudes
Frais d’expédition (UPS, DHL, etc.)
Honoraires d’intervenants extérieurs à condition que ces derniers soient dûment enregistrés auprès des autorités compétentes. Il sera donc exigé une facture sur laquelle devront figurer un numéro SIRET et/ou TVA intra-communautaire.
Membres du Conseil d’Administration
Dr. T. Robert
Président
Néphrologue
CHU de Marseille – Hôpital de la Conception
Pr. B. Courbière
Vice-Présidente
Professeur des Universités – Praticien Hospitalier en Gynécologie Obstétrique et Gynécologie Médicale.
Pr. I. About
Secrétaire
Enseignant – Chercheur
Aix-Marseille Université
Dr. P. Jarrot
Trésorier adjoint
Service de Médecine Interne
CHU de Marseille – Hôpital de la Conception
Dr. F. Albarel
Trésorière
Endocrinologue
Service d’endocrinologie – Hôpital de la Timone Adultes.
Pr. V. Vidal
Secrétaire adjoint
Radiologue interventionnel
Service d’endocrinologie – Hôpital de la Timone Adultes.
Membres du Conseil Scientifique
Dr. T. Robert
Néphrologue
CHU de Marseille – Hôpital de la Conception
Pr. J-L Mège
Chef de service – Laboratoire d’immunologie – Hôpital de la Conception. ()
Pr. J-R Harlé
Chef du Service de Médecine Interne de l’Hôpital de la Timone – Professeur de Médecine Interne à Aix-Marseille Université
Pr. P Ambrosi
Cardiologue (*image d’illustration)
Médecine Interne Thérapeutique Post-Urgence – Gériatrie – Hôpital de la Timone.
Pr. G Kaplanski
Chef de service – Médecine interne et immunologie clinique – Hôpital de la Conception.
Pr. R Giorgi
Enseignant-chercheur – Directeur de l’UMR SESSTIM – Aix-Marseille Université (Faculté de Médecine) / Assistance Publique – Hôpitaux de Marseille.